2 décembre 2021

Fiche métier secrétaire : est-ce une profession sous-estimée ?

fiche métier secrétaire

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La profession de secrétaire fait partie des métiers administratifs les plus importants en entreprise. Que ce soit au niveau de l’accueil, de la gestion administrative ou encore de la maîtrise des outils informatiques, la secrétaire dispose de missions capitales et se doit donc, d’être polyvalente et surtout efficace en peu de temps. Vous envisagez de devenir secrétaire ? Découvrez alors la fiche technique de ce métier !

Fiche métier secrétaire : quel est son rôle ?

La secrétaire accomplit un métier accessible aux femmes, mais aussi aux hommes (bien qu’ils soient minoritaires), qui par ailleurs, est très important au sein d’une entreprise. Étant la toute première interlocutrice d’une société , la secrétaire dispose de missions physiques et intellectuelles capitales quant à la bonne gestion et à la communication en entreprise. Mais connaissez-vous vraiment toutes les missions attribuées aux secrétaires ? Voici alors, sans plus tarder, les plus communes :

  • La prise en charge et l’accueil des visiteurs et/ou des clients ;
  • La gestion des contacts téléphoniques professionnels ;
  • La prise des rendez-vous et la gestion de l’emploi du temps de ses supérieurs ;
  • La rédaction des courriers au nom de l’entreprise en question ;
  • La prise de notes et la réalisation de rapports lors des réunions ;
  • La réception des colis ou courriers électroniques de l’entreprise.

En ce qui concerne la prise en charge et réception de dossiers importants liés à l’activité de la société en question, sachez que la secrétaire va, là aussi, intervenir afin de garantir un archivage et un classement optimal de ces documents.

À noter pour finir, qu’une secrétaire se doit d’avoir des compétences polyvalentes et de toucher donc, à plusieurs domaines à la fois. C’est ce qui explique la variété de ses missions, allant de la gestion et la planification, jusqu’à la rédaction et la prise de notes. Son emploi du temps est donc bien rempli !

Quelles sont les qualités indispensables pour devenir secrétaire ?

Être une secrétaire, c’est avant tout, vous l’aurez compris, un emploi ou il faut savoir être polyvalente et donc multitâches, en quelques sortes. Devant gérer plusieurs missions à la fois, une secrétaire doit impérativement avoir certaines qualités précises que voici :

  • Un sens de l’ordonnancement de qualité : toute secrétaire se doit d’être méthodique ;
  • Un vivacité d’esprit et une capacité de gérer la pression ;
  • La maîtrise parfaite de la langue ;
  • La capacité de synthétiser les informations rapidement et efficacement ;
  • Un comportement relationnel et social adéquat.

À noter, qu’une secrétaire doit impérativement savoir se comporter avec de potentiels clients, tout autant qu’un agent d’accueil. Que cela concerne sa gestuelle ou encore son vocabulaire. Une secrétaire professionnelle se doit d’entretenir des relations cordiales et respectueuses avec ses supérieurs ainsi qu’avec ses collaborateurs. Représentant, en premier lieu, l’entreprise dans laquelle elle travaille, cette qualité est, en effet, primordiale.

En ce qui concerne le côté linguistique, il faut savoir que le français est primordial et un critère basique. Toutefois, sachez que certaines entreprises exigent la maîtrise d’autres langues à l’instar de l’anglais, par exemple. Cela dépendra en réalité de la nationalité des clients de ces entreprises.

Comment devenir secrétaire ?

Devenir secrétaire est accessible via plusieurs formations qualifiantes, contrairement aux idées reçues. Faisant partie des métiers et professions administratives, sachez qu’il est nécessaire, afin d’entreprendre une carrière de secrétaire, de passer par l’une des possibilités suivantes :

  • Un BEP ou BEPA métiers et services du secrétariat ;
  • Un bac pro administration et gestion ;
  • Un BTS assistant PME-PMI : particulièrement intéressante pour les filières STMG ;
  • Un BTS pro assistant de manager : lui aussi fortement populaire auprès des STMG ;
  • Une licence en gestion des corporations et administrations ;
  • Toutes sortes de DUT axés vers la gestion administrative en entreprise.

À noter toutefois, qu’il existe en réalité plusieurs hiérarchies au sein du secrétariat. Les postes, en effet, ayant une plus grande responsabilité seront généralement réservés aux personnes ayant suivi sur leur CV des BTS ou encore des DUT.

Sachez, pour finir, qu’une secrétaire peut effectivement se spécialiser dans un domaine précis, c’est ce qui explique, par ailleurs, la naissance des secrétaires juridiques ou encore les secrétaires médicales. Ces formations complémentaires sont, par ailleurs, vivement recherchées et forment ainsi, un excellent atout pour les potentiels candidats au poste.

Pour ce qui est du salaire d’une secrétaire, ce dernier est relativement fiable au SMIC puisqu’un agent administratif touche au début 1 600 euros environ.

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